Reuniones Efectivas

 Grupo de dos o más personas que se reúnen con un mismo objetivo para hablar o aclarar algún asunto de interés. Es una forma fácil y rápida de dar y recibir información sobre asuntos que afectan a toda una organización.

Se refiere a cuando se alcanzan los resultados y se llenan las expectativas de los empleados en el menor tiempo posible. 

 Las reuniones toman mucho de nuestro tiempo ya que son la manera en que tomamos decisiones, planeamos acciones y llevamos a cabo el trabajo que debemos realizar.

Las reuniones efectivas ayudan al grupo a alcanzar sus metas.

Las partes de una reunión son importantes: la planificación (particularmente enfocada en agendas de trabajo y metas), la logística y los principios y habilidades para presidir la reunión. 

Las reuniones determinan que el grupo pueda o no realizar las cosas, resolver problemas, manejarse de manera que promueva un sentimiento de inclusión y seguridad en los participantes y que cree un sentido de comunidad.

Una reunión buena, ocurre cuando se realizan las cuatro fases del manejo de una reunión:

1.    Planificación (agenda y metas).

2.    Organizar la reunión (logística).

3.    Manejo de la reunión (presidir / facilitar).

4.    Seguimiento (después de que termina la reunión).

Es necesario presentarse con una meta clara y la agenda se convertirá en una especie de guía de viaje para llegar ahí.

Es importante organizar la reunión e iniciar a tiempo.

Es necesario tratar de rotar la responsabilidad de dirigir la reunión.  

Algunos consejos para el manejo del grupo durante la reunión son:

·         Tener sentido del humor y no estar a la defensiva.

·         Usar preguntas abiertas que requieran que las personas respondan con algo más que “sí” o “no”.

·         Observar el entorno en busca de signos que indiquen si se debe ir más despacio o más rápido.

·         Se debe recopilar información del grupo en referencia a qué opinan los participantes de la reunión, qué puede ser mejorado.

Karla Itzayana Cid Ángeles